Tout savoir sur la facture : rôle, durée de conservation, mentions obligatoires…

Tout savoir sur la facture : rôle, durée de conservation, mentions obligatoires…

Les factures jouent un rôle central dans le monde des affaires et tout particulièrement en comptabilité. C’est elles qui formalisent et prouvent une vente. Dans la gestion d’une société, particulièrement lorsqu’il s’agit d’une création d’entreprise, beaucoup de questions se posent autour de la facturation.

Cet article a pour objectif de vous aider à connaître le rôle de la facture, son temps de conservation et les mentions obligatoires à inscrire pour être valable sur un plan juridique et fiscal.

Nous allons voir : 

Dans quelle circonstance une facture doit être faite ?

La facture est systématiquement établie à la réception d’un produit ou à la finalisation d’une prestation. Il s’agit d’une obligation juridique pour les transactions entre professionnels et lorsqu’une prestation est supérieure à 25 € entre un particulier et un professionnel.
A noter que lors d’une vente entre un professionnel et un particulier, la facture n’est pas obligatoire. Elle peut néanmoins être faite sur demande.
 
A noter que la facture doit :

  • être rédigée en français
  • disposer du montant total à payer en euros. Les autres montants peuvent quant à eux être indiqués dans une monnaie différente. Il faudra dans ce cas utiliser le système de conversion prévu à l’article 266-1 bis du Code Général des Impôts (CGI).
  • être donnée en deux exemplaires ; l’original pour le client et le second pour le vendeur.
  • respecter les mentions obligatoires à apposer sur la facture.

 
Pour les professions libérales ou les experts-comptables, les factures correspondent à des notes d’honoraires. Ces dernières sont soumises aux mêmes règles que les factures.
 

Combien de temps une entreprise doit-elle conserver une facture ?

Les factures doivent être conservées 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. 

Quelles sont les rôles de la facture ?

Ce document comptable à 4 fonctions : commerciale, juridique, fiscale et comptable

  • Comptable :

En comptabilité, la facture fait office de justificatif. C’est à partir de ce document que l’expert-comptable établit les comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat, annexe légale) et effectue la déclaration de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) d’une entreprise.

  • Commerciale : 

Ce document officialise l’achat d’un produit ou d’un service entre un vendeur et un acheteur. On y retrouve le détail de la vente, les produits ou services, les conditions d’acquisition, les informations du vendeur et de l’acheteur, les éventuelles conditions de négociations, les informations fiscales et comptables. 

  • Juridique : 

Contrairement aux devis, tickets de caisse ou bons de commande, la facture a une valeur juridique. C’est elle qui fait office de preuve d’une transaction commerciale en cas de litige. Elle engage un droit de créance du vendeur en cas d’impayé.
 

  • Fiscale :  

La facture fait partie des pièces les plus importantes en fiscalité. C’est à partir de ce document que l’expert-comptable vérifie et déclare la TVA perçue par les sociétés. Cette pièce comptable sert aussi à contrôler l’impôt des entreprises et établir les comptes d’une personne 

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?

Il existe plusieurs mentions obligatoires à apposer sur les factures. Il est primordial de les respecter pour rester en règle avec la législation française. Ce document comptable doit respecter un certain nombre d’obligations générales mais aussi pour des cas plus spécifiques. Ces mentions sont fixées par le Code Général des Impôts (CGI), application du II de l’article 289 :
 

Mentions obligatoires générales à respecter pour les factures :

Catégorie Commentaires
Objet du document comptable Le terme « Facture » doit être clairement indiqué sur le document
Identité du vendeur Dénomination sociale ou le nom et prénom de l’entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial)
Adresse du siège social
Numéro de SIREN ou de SIRET
Code NAF
Numéro de TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) facultative
Identité de l’acheteur Pour les professionnels :
Dénomination sociale ou le nom et prénom de l’entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial)
Adresse du siège social et non de l’établissement
Numéro d’identification du client (si redevable de la TVA) facultatif si l’opération est réalisée en France
Pour les particuliers :
Nom et prénom
Adresse du domicile (sauf si le client s’y oppose)
Adresse de livraison
Date Date d’émission ou date de délivrance de la facture si elle est transmise électroniquement 
Date de la vente ou versement de l’acompte si elle est différente de la date de délivrance ou d’émission de la facture
Date de livraison ou d’exécution de la prestation
Numéro de facture Indiquez le numéro de facture sur toutes les pages.
Le numéro doit être unique et basé sur une suite chronologique continue et sans rupture.
Descriptif de l’achat Produit vendu :
Dénomination précise du produit (nature, référence, poids, volume…)
Quantité 
Prix unitaire HT et avec la TVA 
Montant des frais complémentaires (transport, emballage…)
Prestation vendue :
Matériaux fournis 
Main-d’œuvre 
Quantité (facultatif si un devis descriptif et détaillé conforme à la prestation finale a été accepté par le client) 
Taux horaire HT et avec la TVA
Montant des frais complémentaires (transport, emballage…)
Geste commercial Montant exact de la remise, du rabais ou de la ristourne accordée (hors escomptes non prévus sur la facture)
Taux de la TVA Montant de la ou les TVA en vigueur. Il doit être clairement indiqué 
Modalité de paiement Date ou délais de paiement
Date d’échéance du règlement
Pénalités applicables en cas de retard
Montant total Montant total à payer HT (hors taxe) 
Montant total de chaque taux d’imposition
Montant TTC (Toutes Taxes comprises)

 

Les mentions obligatoires des factures dans des cas précis :

Cas spécifiques Mentions
Factures entre professionnels Date ou délais de paiement
Condition d’escompte si le paiement est anticipé. S’il n’y a pas d’escompte, mentionnez « Escompte pour paiement anticipé : néant »
Taux de pénalité de retard sur la base de 3 fois le taux d’intérêt global ou du taux de la Banque Centrale Européenne (BCE) plus 10 points.
Le montant de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour les frais de recouvrement causé par un retard de paiement (Voir le Décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012 de l’article L. 441-6 du code du commerce)
Artisans Numéro RCS (Registre du Commerce et des Sociétés)
Numéro au répertoire des métiers 
Numéro du département d’immatriculation
Coordonnées de l’assurance (ou du garant), la couverture géographique du contrat ou de la garantie souscrite au titre de l’activité
Commerçants Numéro RCS
Ville du greffe d’immatriculation
Micro-entrepreneurs Numéro RCS 
Si une activité artisanale est exercée, il doit y avoir ; les coordonnées de l’assurance (ou du garant), la couverture géographique du contrat et la garantie souscrite au titre de l’activité
Bénéficiaire de la franchise en base de TVA (exemple, les entrepreneurs) Indiquez « TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts »
A noter que la facture ne doit pas exprimer de taux ni de montant de TVA. Elle doit être hors taxes.
Les sociétés (EURL, SARL, SA, SNC, SAS…) Forme juridique
Montant du capital social
Exonération ou régime particulier Référence du régime particulier ou de la disposition d’exonération (hors facture de moins de 150 € HT)
Sociétés redevables de la TVA (auto-liquidation) Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et de l’acheteur professionnel (facultative pour les opérations faites en France)
Les factures inférieures ou égales à 150 € HT ne sont pas concernées.
Travaux effectués pour le compte d’un donner d’ordre assujetti à la TVA par un sous-traitant du BTP (Bâtiment et travaux publics) Indiquez « Autoliquidation »
A noter que le sous-traitant du secteur BTP ne doit pas déclarer la TVA et l’indiquer clairement. C’est l’entreprise donneur d’ordre qui la déclare (Autoliquidation de TVA).
Facturation d’une taxe d’un pays étranger Indiquez clairement la taxe du pays étranger concerné
Siège social situé à l’étranger Numéro d’immatriculation fourni par l’Etat où le siège est situé
Livraison intracommunautaire de biens Numéro de TVA Intracommunautaire du vendeur et de l’acquéreur le cas échéant
Si les conditions sont réunies pour une exonération, indiquez « Exonération de TVA, article 262 ter, I du Code Général des Impôts ». Dans ce cas, la facture doit être hors taxes
Livraison intracommunautaire d’un moyen de transport neuf exonéré de TVA Caractéristiques du moyen de transport en question
Date de livraison
Distance parcourue au jour de la livraison
Indiquez « Exonération de TVA, article 298 sexies du Code Général des Impôts ». Le prix de vente doit donc être hors taxes
Vente de prestation de services dans l’Union Européenne Lieu d’imposition de l’acheteur
Mentionnez si les conditions sont réunies « Exonération de TVA, article 283-2 du Code Général des Impôts »
Entreprise en cours d’immatriculation Indiquez « SIRET en cours d’attribution ». Attention à bien indiquer le nom de la société (et non du créateur) pour éviter tout rejet de la déduction de TVA
Membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée Indiquez « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » ou « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d’un centre de gestion par l’administration fiscale »

Quels sont les risques d’une facture non conforme ?

Le CGI prévoit dans son Article 1737 II des sanctions à l’encontre des entreprises établissant des factures non conformes. Elles peuvent aller de 15 € par mention inexacte ou manquante, et jusqu’à ¼ du montant de ladite facture.
Il existe aussi des sanctions pénales dans certains cas pouvant aller jusqu’à 75 000 €.
 
 
 
Vous l’avez compris, établir ses factures dans les règles de l’art est indispensable pour une entreprise aussi bien sur un plan comptable, fiscal, juridique et commercial. Afin de gagner du temps dans la création de vos factures, nous vous recommandons de vous munir d’un service de gestion des devis et des factures, comme le service « Team Exter, devis / facture ». Vous y trouverez des modèles de facture intégrant les mentions obligatoires. Vous réaliserez ainsi en toute sérénité vos facturations et resterez concentré sur votre cœur d’activité.
 

Lire nos autres articles sur la comptabilité :

 
Suivez-nous !