Tout savoir sur le dépôt des comptes : obligations, délai…

Dépôt des comptes : obligations, délai…

La loi impose chaque année aux sociétés de déposer leurs comptes annuels au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Une fois déposés, les comptes sont publiés dans le Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC). Ils deviennent ensuite publics et sont ainsi accessibles à tous. Ces données sont visibles sur les services en ligne d’informations légales tels que societe.com, infogreffe.fr… 
Cette obligation soulève beaucoup de questions notamment sur la confidentialité des informations comptables. Notre cabinet d’expertise comptable en ligne, Team Exter, vous répond.

Nous allons voir :

 

 

A quoi sert le dépôt des comptes ?

Dans le monde des affaires, il est crucial d’évaluer la situation financière d’une société ou d'une association avant de sélectionner ses partenaires. Pour éviter les mauvaises surprises, il est recommandé de consulter les informations comptables d’une société (patrimoine, santé financière et résultat comptable). A partir de ces renseignements comptables, vous analysez la solvabilité à court ou moyen terme d’une entreprise.
 
Vous l’avez compris, ces données comptables sont essentielles aux dirigeants et associés, aux investisseurs, aux clients et futurs clients, aux partenaires mais aussi aux administrations, aux banquiers, aux créanciers (banques, fournisseurs…), aux concurrents et aux Tribaux de commerce et aux autorités judiciaires spécialisées dans la prévention et le traitement des difficultés des entreprises.

 

Qui est concerné par le dépôt des comptes au Greffe ?

Le dépôt des comptes au Greffe est obligatoire pour :

  • Les Sociétés A Responsabilité Limitée (SARL) ayant au minimum deux associés
  • Les Entreprises Unipersonnelles à Responsabilité Limitée (EURL) ayant donc un associé unique
  • Les Sociétés par Action Simplifiée (SAS) ayant un capital divisé en actions telles que les Sociétés Anonymes (SA), Sociétés par Actions Simplifiées pluripersonnelles (SAS), Sociétés par Actions Simplifiées Unipersonnelles (SASU), Société en Commandite par Actions (SCA)
  • Les Sociétés en Nom Collectif (SNC) ayant des associés étant des SARL ou des sociétés par actions ; des SNC ou des Sociétés en Commandite Simple (SCS)
  • Les Sociétés d’Exercice Libéral (SEL) étant à Responsabilité Limitée (SEARL), Commandite par Actions (SELCA), à Actions Simplifiées (SELAS) ou à Forme Anonyme (SELAFA)
  • Les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles à partir du moment où elles dépassent, à la clôture de l’exercice comptables, deux des trois points suivants : 534 000 € de Chiffres d’Affaires (CA) hors taxes, 10 salariés embauchés en CDI (Contrat à Durée Indéterminée) et 267 000 € de total de bilan comptable
  • Les Société Européennes (SE) ayant leur siège social basé en France.
  • Les sociétés commerciales présentent sur le territoire français mais dont le siège social est basé à l’étranger

 

 

Où déposer les comptes ?

Le dépôt des comptes annuels se fait auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) du Greffe. Il peut s’effectuer en ligne sur le site Internet d’infogreffe ou auprès du Tribunal de commerce dont relève votre société.

 

Quand déposer les comptes au Greffe ?

Le dépôt des comptes au Greffe se fait chaque année. Les sociétés ont entre 6 et 8 mois, suivant la clôture de l’exercice concerné, pour transmettre les informations comptables. Le délai dépend de leur statut juridique.
 
En effet, le dépôt des comptes intervient le mois précédant la tenue de l’Assemblée Générale (AG) d’approbation ou de refus des comptes. Cette dernière doit être réalisée dans les 6 mois suivant la date de clôture de l’exercice social. Vient ensuite s’ajouter un délai de 1 mois pour la transmission des comptes annuels par voie postale ou un délai de 2 mois en cas de dépôt en ligne.
 
Pour les sociétés n’ayant pas d’AG (SASU, EURL, associé unique, personne physique, étant seul à présider ou à gérer une société), le délai de dépôt est de 6 mois à compter de la clôture de leur exercice comptable.

 

Qui dois déposer les comptes au Greffe ?

Le dépôt des comptes est en général réalisé par le ou les représentants légaux de la société. Un mandataire peut aussi être désigné pour le faire (expert-comptable, un avocat…).

 

Comment déposer les comptes au Greffe ?

Il vous sera demandé certains documents comptables en fonction de votre statut juridique. Dans tous les cas, vous devrez transmettre :

  • le bilan comptable, présentant l’actif et le passif,
  • le compte de résultat, récapitulant les bénéfices et les pertes,
  • et l’annexe comptable, complétant le bilan et le compte de résultat.

 
Pour savoir quels sont les autres pièces comptables que vous devez fournir à l’administration, Team Exter vous invite à consulter le document réalisé par le Greffe en cliquant ici.
 
Les documents transmis devront être signés et certifiés conformes par le représentant légal de l’entreprise. Si un mandataire, tel qu’un expert-comptable, est désigné, il devra signer électroniquement les documents.
 
Pour finir, vous devrez procéder au paiement en ligne ou par chèque du tarif en vigueur.

 

Comment rendre le dépôt des comptes confidentiel ?

Les petites entreprises et microentreprises peuvent demander la confidentialité de leurs comptes annuels. Dans ce cas, seules les administrations, les autorités judiciaires et la Banque de France pourront y accéder. Il faut cependant répondre à certaines conditions :

  1. Correspondre à la description des petites entreprises de l’article L123-16 du Code de commerce.
     
  2. Transmettre une « Déclaration de confidentialité des comptes annuels » par voie postale ou en ligne, sur le site Internet d’Infogreffe. A noter que ce document doit être conforme au modèle défini par l’arrêté V. l’article A.123-61-1 du code de commerce. Pour vous aider dans cette démarche, vous trouverez le modèle du Greffe en cliquant ici. A noter que pour les comptes de résultat de petite entreprise, un modèle type de déclaration doit aussi être transmis. Vous pouvez consulter le modèle du Greffe en cliquant ici.  
     
  3. Disposer d’au moins deux des critères suivants pour les entreprises commerciales : un bilan comptable total inférieur à 350 000 €, un chiffre d’affaires net inférieur à 700 000 € et/ou un nombre de salariés annuel inférieur ou égal à 10.

 
Aussi, depuis 2016, les petites et moyennes entreprises peuvent demander l’option de confidentialité du compte de résultat (Loi Macron). Le bilan comptable et l’annexe demeureront quant à eux publics. Pour ce faire, elles ne doivent pas dépasser 2 des 3 critères suivants : un bilan total de 4 millions d’euros, un chiffre d’affaires net inférieur à 8 millions d’euros et/ou un nombre de salariés annuel inférieur ou égal à 50.

 

Pourquoi rendre ses comptes de résultat confidentiels ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise souhaite rendre son compte de résultat ou ses pièces comptables confidentiels :

  • cacher son évolution et sa situation financière
  • dissimuler des difficultés financières
 

Quelles sont les sanctions en cas de non-dépôt des comptes au Greffe ?

L’oubli de dépôt des comptes est sanctionné pénalement d’une amende de 1 500 euros pouvant aller jusqu’à 3 000 euros en cas de récidive. Il peut aussi dans certains cas y avoir des sanctions civiles.
 
 
 
 
Bien que la pratique du dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de Commerce soit considérée comme une contrainte pour bon nombre de sociétés, Team Exter, votre expert-comptable en ligne, vous conseille de ne pas négliger cette obligation. Si vous ne souhaitez pas vous occuper du dépôt des comptes, nous vous recommandons de mandater votre expert-comptable. Chez Team Exter, il s’agit d’une option qui peut être demandée à tout moment.

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